Location immobilière : documents remis par le propriétaire
Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou son représentant) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous présentons la règlementation.
Il existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement vide.
AttentionLe propriétaire (ou l'agence immobilière), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :- S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
- S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.
Documents annexes au bail
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bailIl est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.
Quittances de loyer
loyerchargesLorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agence immobilière), le locataire peut utiliser ce modèle de document :Demander une quittance de loyer à son propriétaire (ou agence immobilière)Institut national de la consommation (INC)Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire ( ou à l'agence immobilière) en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.Justificatifs de charges
budget prévisionnel et des résultats antérieursUn mois avant la régularisation annuelleD'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :
- Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
- Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'EPCI compétent.
Document à joindre au congé pour vendre ou pour habiter
congé (préavis) pour vendre ou pour habiternotice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataireIl existe plusieurs types de documents obligatoires à remettre au locataire d'un logement meublé.
AttentionLe propriétaire (ou son représentant), qui refuse de rédiger un bail conforme à la réglementation et de délivrer une quittance ou un reçu sur demande du locataire, ou qui dissimule ces obligations, peut être condamné :- S'il s'agit d'une personne physique, jusqu'à 1 an de prison et 20 000 € d'amende.
- S'il s'agit d'une personne morale, jusqu'à 100 000 € d’amende.
Documents annexes au bail
Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bailUn inventaire et état détaillé du mobilier doivent être faits lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution au propriétaire (ou son représentant). Ces documents doivent être signés par le propriétaire et le locataire et être annexés au bail. L'établissement de ces documents ne peut lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux (état des lieux d'entrée et état des lieux de sortie).
Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigneautorisation préalabledéclarationLe propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :Mairiemairiedossier de diagnostic techniqueIl est recommandé de tenir à la disposition du locataire un diagnostic amiante.
Quittances de loyer
loyerchargesLorsque le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre gratuitement au locataire une quittance. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.Pour faire la demande de quittance au propriétaire (ou à l'agence immobilière), le locataire peut utiliser ce modèle de document :Demander une quittance de loyer à son propriétaire (ou agence immobilière)Institut national de la consommation (INC)Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire ( ou à l'agence immobilière) en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.Justificatifs de charges
au réelau forfaitCharges au réelLe propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du budget prévisionnel et des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.
Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :
- Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
- Le mode de répartition des charges locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs
Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.
Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.
Charges au forfaitLe montant du forfait doit être établi sur la base de la liste des charges locatives.
Il doit être indiqué dans le bail.
Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors de précédent bail.
Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de régularisation de charges ou de complément ultérieur.
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 3-4
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-2
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 6-3
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 21
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23
- Arrêté du 27 août 2012 sur la fixation individuelle de la quantité de chaleur et froid et à la répartition des frais de chauffage et refroidissement en immeuble collectif d'habitation ou à usage mixte
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 23-1
- Décret n°2009-1439 du 23 novembre 2009 relatif à la contribution du locataire au partage des économies de charges issues des travaux d'économie d'énergie
- Décret n°2016-382 du 30 mars 2016 sur l'établissement de l'état des lieux et la prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale
- Arrêté du 29 mai 2015 relatif au contenu de la notice d'information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale
- Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs : article 25-10
- Arrêté du 13 décembre 2017 sur la notice d'information relative aux obligations du bailleur et aux voies de recours et d'indemnisation du locataire
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